クレジットカードで経費精算するメリット！領収書がいらなくなる

「現金で経費精算してるんだけど、キャッシュレスに対応したほうがいいのかな」
「クレジットカードで経費精算するのって、何か良いことがあるのだろうか」

ペーパーレスが叫ばれる中、このように考える方は少なくありませんよね。
結論を言えば、経費精算は現金より法人クレジットカードのほうがメリットが大きいです。

この記事では、そんな法人クレジットカードで経費精算する5つのメリットと基本的な知識、注意点、選び方などを徹底解説します。

経費精算は法人クレジットカードでするべき理由

経費精算は法人クレジットカードの使用を徹底するべきです。
これから日本は本格的に、書類の電子化が義務付けられる可能性が高いからです。

2022年1月には電子帳簿保存法が改正され、電子取引した書類は電子データ保存が義務付けられました。
2023年12月31日までは電子データを紙に出力して保存しても問題ありませんが、2024年からは電子保存していなければ青色申告を取り消される恐れがあります。

このように、ペーパーレスがどんどん進んでいくのは間違いありません。
今のうちに精算書類を紙からデジタルに変えておかなければ、時代に対応できず、業務が滞ったり余計な事務作業が増えたりしてしまいます。
そうならないためにも経費精算を現金から法人クレジットカードに切り替え、来るペーパーレスの時代に備えておきましょう。

法人クレジットカードで経費精算するメリット5選

法人クレジットカードで経費精算するのは、単に「これから必要だから」という理由だけではありません。
次のようなメリットもあります。

それぞれ解説します。

経費精算が楽になり業務が効率化する

法人クレジットカードは経費精算が楽になり、業務効率化を図れる可能性があります。
すべて電子データとして記録されるからです。

たとえば現金の場合、領収書を経費精算システムに手動で入力しなければなりません。
打ち込む手間がかかるうえに、誤入力の危険性があります。

クレジットカードの場合、経費精算システムに自動的に反映されるため、わざわざ入力する必要はありません。

したがって余った時間を他の業務に回せたり、残業代の削減につなげられたりできるのです。

振り込む必要がなくなり経費削減につながる

経費精算を法人クレジットカードにすると、経費削減できる可能性もあります。
クレジットカード決済の場合、振込手数料など余計な費用がかかりません。

銀行振込する場合、振込手数料が発生します。
月に100回振り込む場合、振込手数料が770円だとしたら、年間で100万円近くかかってしまいます。

経費の支払いを法人クレジットカードに一本化すると、年間100万円近くかかってしまう経費がゼロになるのです。
さらに、振込金額の間違いや振込手続きなど、さまざまなリスクや手間を省くこともできます。

経費の不正がなくなりガバナンスが強化される

法人クレジットカードで経費精算すれば、ガバナンスがより強化されます。
経費の不正使用を防ぎやすくなるからです。

よくあるのが、あたかも出張に行ったかのように見せかけ、領収書を偽造し、経費を不正に着服するという「カラ出張」です。
現金の場合、どのように使われたのかわからないため、このような犯罪はなかなか防げません。

クレジットカードだと、経費がどのように使われたのか確実にわかります。
不正な利用を防ぐことができ、社員のコンプライアンス意識を高められます。

キャッシュフローにゆとりが生まれる

キャッシュフローに不安を抱えている場合、早めに法人クレジットカードを導入しましょう。
法人クレジットカードだと引き落としまで支払猶予が発生します。

たとえば、現金が100万円しかない場合に、以下の経費が発生したとしましょう。

経費を現金精算にしていると、人件費を払うために10万円を借り入れなければなりません。
法人クレジットカードは支払いを「2ヶ月後」などと設定できるため、人件費を払えるどころか、40万円分の余裕が生まれます。

特典がもらえたりポイントが貯まったりする

法人クレジットカードで経費を精算すれば、個人のクレジットカードと同じようにポイントが貯まります。
さらに、法人ならではの特典も受けられます。

法人クレジットカードによくある特典は以下のとおりです。

現金精算の場合、こういった特典はありません。

法人クレジットカードで経費精算する際の基本

このように法人クレジットカードの経費精算はメリットがたくさんあります。
続いては、「法人クレジットカードを作ってみようかな」と考える方に向けて、経費精算する際に知っておくべき2つの基本を紹介します。

経費として認められるもの

法人クレジットカードで経費として処理できるのは以下のとおりです。

法人税などは経費として認められないものの、クレジットカード決済することは可能です。
税金を法人クレジットカードで納付した場合、以下のメリットがあります。

経費精算する手順

中には次のように考える方もいますよね。

「現金精算に慣れているから、クレジットカードで経費精算するのが面倒」

クレジットカードの経費精算は現金より圧倒的に簡単です。
その流れは以下のとおりです。

自動的に同期されるため、経費精算システムに手作業で入力する必要はありません。

法人クレジットカードを使ったお得な経費精算の仕方

今まで説明してきたように、経費精算は現金より法人クレジットカードのほうが圧倒的にお得です。
ここでは法人クレジットカードの経費精算をさらにお得にするための方法を2つ紹介します。

これらを徹底することで、法人クレジットカードのポイントがどんどん貯まります。

支払いを一本化する

消耗品の購入や仕入れだけじゃなく、さまざまな経費をクレジットカードで精算しましょう。
そうすることでポイントが積み重なります。

上述したとおり、税金含めさまざまな支出をクレジットカードで精算可能です。
毎月100万円の経費がある場合、すべてを還元率1%の法人クレジットカードで決済すると、年間で12万円分のポイントが手に入ります。

従業員に追加カードを作る

従業員に追加カードを持たせるのもおすすめです。
法人クレジットカードは、同じ条件でカードを追加できるものもあります。

追加カードを持たせると、従業員の支出に関してもポイントが貯まります。
ただ、場合によってはカードの枚数分、年会費がかかるケースもあるので気をつけてください。

法人クレジットカードで経費精算をすると領収書が不要になる

法人クレジットカードを使う場合、領収書が必要なのか？と疑問に思う方もいるでしょう。

結論から言うとカード決済自体が「信用取引」となるため、領収書は不要です。

本来、領収書は「現金や有価証券を受け取った証拠」として発行されるもので、クレジットカードの場合は、カード決済時、代金が未受領のため、領収書の発行義務がありません。

具体的な仕組みとしては以下のようになります。

領収書の代わりになる電子データが提供される

領収書がいらなくなる主な仕組みとしては、クレジットカード会社や経費精算システムが自動的にデータを収集し、領収書の代わりになる電子データを提供することによって実現されます。

精算システムが自動的に精算データを作成する

クレジットカード会社や経費精算システムは、カードの利用明細データなどを自動的に取得し、精算データを作成します。このため、領収書を保存する必要がありません。
また、電子データで管理されるため、記録の正確性が高まります。

必要な場合は利用明細書などが代わりになる

これらの仕組みについて、前述のとおり、クレジットカードは代金を後払いする「信用取引」です。
クレジットカード会社は、信頼性の高いシステムを構築するために努力しており、レシート画像の認識技術の向上や、不正利用の防止などが例として挙げられます。

ただし、紛失や誤ったデータが提供された場合に備えて、適切なバックアップを行うことが必要です。
主に利用明細書やレシートが領収書の代わりとして活用できます。

また、電子帳簿保存法とも関連してきますが今後は電子取引した情報はデータで保存することが義務づけられます。
例えばアマゾンや楽天で購入した場合に発行される電子取引での領収書は紙での保存が認められなくなり経費として計上できません。

しかし、法人クレジットカードであればカード明細でも経費として計上できるので電子取引の領収書が不要になります。

2022年3月22日電子帳簿保存法をイラスト入りで解説！クレジットカードを使う5つのメリット

法人クレジットカードで経費精算する際の注意点

法人クレジットカードはメリットが多いですが、作る前に注意点を把握しておきましょう。
以下3つの注意点を知っておくだけで、法人クレジットカードを安全に使えます。

二重計上に気をつける

まず、二重計上に気をつけてください。
法人カードで決済すると、以下の2枚が発行されることがあるからです。

経理担当に分けて提出してしまうと、重複して計上する恐れがあります。

二重計上を防ぐためには、経費精算システムを導入して同期させておきましょう。
同期させておけば、二重に計上される心配はありません。

基本的にキャッシング・分割払いできない

法人クレジットカードは、基本的にキャッシング・分割払いに対応していません。
個人クレジットカードと違って扱う金額が高く、キャッシング・分割払いを認めてしまうと貸し倒れのリスクが高まってしまうからです。

中にはキャッシング・分割払いできるカードもありますが、融資に比べると利率が非常に高いので気をつけてください。
借り入れしたい場合、事業ローンなどを組むのがおすすめです。

個人的な目的では使用できない

法人クレジットカードは現金精算と違って、社員の不正利用を防ぎやすいメリットがあります。
だからといって、100%不正を防止できるわけではありません。

むしろ、現金精算より簡単に決済できるため、私的利用したり余計に消耗品などを購入したりする場合もあります。
このような事態にならないよう、利用範囲をしっかり決めておきましょう。

税務上の問題に注意する

クレジットカードを使用した経費精算においては、税務上の問題が発生する可能性があります。特に、領収書の代わりになる電子データを利用する場合には、適切な記録の取り扱いが必要となります。

具体的には、税務調査などに対応するために、レシートや領収書が必要となる場合があります。電子データの管理においても、適切なバックアップやアーカイブの取り扱いが求められます。

また、法人が従業員に支払う経費については、必要性・適正性があることが条件となります。つまり、私的利用や不適切な支払いについては、税務上の問題が生じる場合があり、税務調査の対象となる場合があります。

経費精算におすすめな法人クレジットカードの選び方

法人クレジットカードはたくさん種類がありますが、「いろいろ契約してみて自社に合ったものを採用する」というのはおすすめできません。
同時に申し込みすると「訳ありなんだな」と思われ、審査に落ちやすくなってしまいます。

後悔しないためには、3つのポイントで法人クレジットカードを選びましょう。

2022年3月22日法人クレジットカードの選び方とおすすめ１２選！年会費無料、キャッシュフローなどで紹介

キャッシュフロー

まず、注目すべきなのが「キャッシュフロー」です。
キャッシュフローに困っているなら、締め日から支払い期日までの日数が長い法人クレジットカードを選びましょう。

クレジットカードによって、キャッシュフローは異なります。
たとえば、主要な法人クレジットカードにおいても次のような差があります。

基本的には、57日の法人クレジットカードが多いです。

還元率

ポイントをお得に貯めたい場合、還元率に注目しましょう。
法人クレジットカードは個人と比べて扱う額が大きいため、還元率が違うだけで貯まるポイントに著しい差が出ます。

「還元率が高い」として人気なのが以下の法人クレジットカードです。

特に楽天ビジネスカードの場合、ポイント還元率は最大5%です。

年会費

法人クレジットカードによっては、年会費無料のものと有料のものがあります。
年会費は毎年発生するため、支出を抑えたいなら無料のものを選びましょう。

年会費が無料なのは、以下の法人クレジットカードです。

なお、年会費は経費に計上することができます。
詳しくは後述するので、ぜひ参考にしてください。

法人クレジットカードの経費に関するよくある質問

最後に、法人クレジットカードの経費に関するよくある質問を紹介します。
ここで回答するのは以下3つの質問です。

法人クレジットカードをお得に、かつ安全に使うためにもこれらの知識は身につけておきましょう。

年会費は経費にできる？

できます。
勘定科目は以下の2つです。

どちらで経費計上しても問題ありません。
ただ、翌年以降も同じ勘定科目で処理しなければならないので気をつけてください。

社長の個人クレジットカードで法人の経費を払える？

できます。
社長名義でも事業目的なら、法人の経費として計上可能です。

しかし、分けることをおすすめします。
分けておかなければ、税務調査された際に疑われかねません。
記録となる書類がない場合など「事業目的だった」として証明できなければ、税金を追徴される恐れがあるので気をつけてください。

まとめ

法人クレジットカードで経費するメリットをまとめましょう。

法人クレジットカードが現金の経費精算よりメリットが大きいのは、間違いありません。
経費の精算を今より効率化させたいなら、早めに法人クレジットカードを作っておきましょう。